11 consigli per la gestione del tempo dei manager

Manager e imprenditori, vi sentite sopraffatti dal carico di lavoro? Non siete soli. Ognuno di noi rischia di trovarsi in questa situazione e la risposta è una sola: dobbiamo imparare a controllare meglio i nostri tempi e sforzi. Non solo per esser più produttivi, cioè per fare di più a parità di impegno, ma magari anche per ottenere gli stessi risultati con meno sforzo. Insomma, per vivere meglio e sprecare il meno possibile la risorsa più preziosa e unica: il tempo. E allora, vi vorrei offrire qui alcuni consigli derivanti dalla mia esperienza personale.

1. Innanzitutto, siate consapevoli

È facile sopravvalutare quanto si è impegnati. Molti tendono a esagerare il calcolo delle loro ore di lavoro, ricordando le settimane più frenetiche come la norma. Le ricerche dimostrano che le persone che credono di lavorare 70 ore a settimana spesso sovrastimano. E, se si lavora per 70 ore, si ha davvero una produttività maggiore rispetto a chi ne lavora 40 o 50? Fermiamoci un attimo a riflettere. È ora di capire come lavorare in modo più intelligente e produttivo.

2. Padroneggiare l’arte di dire no

Saper dire di “sì”, quando è il caso, o di “no”, quando è il caso, è capacità importante per i manager. E avere successo spesso comporta il rifiuto di opportunità magari potenzialmente interessanti ma che, semplicemente, non sono in linea con i nostri obiettivi. Come dice Warren Buffet, la differenza tra le persone di successo e quelle di grande successo è che queste ultime dicono “no” a quasi tutto. Riflettete quindi sugli impegni assunti in passato e stabilite se vi sono stati veramente utili. In caso contrario, forse è ora di dire “no” più spesso.

3. Privilegiare la qualità rispetto alla quantità

Invece di cercare di fare tutto, concentratevi su ciò che conta veramente. Rallentate, individuate i compiti essenziali e dedicate maggiori energie a quelli. Considerate ciò che potete tralasciare senza danneggiare il business. Concentrate i vostri sforzi sulle attività a maggior valore e riducete le superflue.

4. Delegare

Se qualcun altro può svolgere un’attività meglio (o con più costanza) di voi, delegatela. Il recruiting di figure chiave, oppure l’outsourcing, per esternalizzare alcuni compiti, possono essere attività impegnative, ma sono essenziali per liberare il vostro tempo. Concentratevi sui compiti che solo voi potete svolgere bene e riducete il resto. Ricordate che non si tratta di fare tutto alla perfezione, ma di gestire il vostro business (e il vostro tempo, e il vostro lavoro, e la vostra vita) in modo efficace.

5. Eliminare le distrazioni

Le distrazioni sono ovunque. Che si tratti di notifiche WhatsApp, avvisi di posta elettronica o la tentazione di controllare i social, le interruzioni possono far deragliare la concentrazione. Riducete le distrazioni disattivando alcune notifiche, programmando il controllo delle e-mail e concentrandovi su un compito alla volta. Ad esempio, la mia mail si aggiorna solo ogni 20 minuti (ho sperimentato vari intervalli e ho deciso per questo valore, riservandomi di continuare a sperimentare e di modificarlo al cambiare delle esigenze), non ricevo notifiche mail in sovrapposizione ad altre app, non possiedo uno smartwatch (e quindi non mi vibra continuamente il polso), ho silenziato (selettivamente) alcune notifiche di WhatsApp.

6. Ripensare il calendario

Il vostro calendario non dovrebbe dettare la vostra vita in blocchi di 30 o 60 minuti. Liberatevi dalla trappola delle riunioni di un’ora e programmate il vostro tempo in intervalli della giusta durata.

7. Stabilite limiti chiari per le ore di lavoro

Stabilite quanto dovreste lavorare e rispettate questa decisione. Molti esperti consigliano di limitare la settimana lavorativa a un massimo di 50 ore per evitare il burnout. Ricordate che siete responsabili della tutela del vostro tempo ed è fondamentale dare priorità al vostro benessere rispetto a un orario di lavoro eccessivo. Io, ad esempio, spesso prendo una mezza giornata libera in settimana e poi trovo il modo di recuperare, magari nel tardo pomeriggio o durante il week-end. Un’altra raccomandazione forte è di spegnere il computer (e smettere di controllare la mail sullo smartphone) prima di cena. Soprattutto se lavorate in smart working, la tentazione di lasciare il PC acceso h24 (o di spegnerlo solo quando andate a letto) è forte. Mi è capitato di ricevere una mail spiacevole alle 23:30 e che questa mi abbia rovinato la nottata.

8. Siete animali notturni o diurni? Strutturate la giornata in base ai vostri livelli di energia!

Il mondo si divide tra gufi (animali notturni che carburano dopo una certa ora) e le allodole (quelli che iniziano presto e vogliono finire presto). Al di là delle preferenze, alcune parti della giornata sono più adatte a svolgere determinati compiti. Per molti, se non per tutti, la mattina è ideale per il lavoro creativo, mentre le attività routinarie sono meglio di pomeriggio. Allineando il programma ai vostri livelli naturali di energia, potrete massimizzare la produttività e ridurre la stanchezza.

9. Progettare la giornata in modo intenzionale

Invece di limitarvi a rispondere agli eventi, provate a progettare il vostro tempo. Suddividete le responsabilità in alcune aree chiave, come lo sviluppo delle persone, le attività commerciali, quelle transazionali e i compiti di rappresentanza. Classificando i compiti, potrete creare un programma giornaliero equilibrato e mirato. Per quanto mi riguarda, il 90% degli incontri in video con i clienti avviene di pomeriggio, il che mi dà la mattina per il lavoro di scrivania e pensiero.

10. Definite un vostro algoritmo di lavoro

Vi propongo un esempio facile ed evocativo. Supponiamo che ci siano 10 persone in coda alle Poste e che il loro tempo medio di attesa sia di 15 minuti. Come potremmo servirle? Secondo quale algoritmo?

1. Il modo apparentemente ovvio e normale è il FIFO (First In First Out) : la prossima persona servita sarà quella in testa alla coda e in attesa da più tempo. Questo algoritmo è semplice, egualitario e uniforme. Se la media è di 15 minuti, possiamo ipotizzare che quasi tutte le persone verranno servite tra 10 e 20 minuti
2. Pensate invece a cosa succederebbe se usassimo il metodo LIFO (Last In First Out), ovvero se la coda si svuotasse dal fondo. L’ultima persona arrivata diventa la prima ad essere servita, o così via dalla penultima. L’attesa media sarebbe sempre di 15 minuti ma la maggioranza delle persone sarebbero state servite assai velocemente mentre pochi sfortunati avrebbero atteso di più
3. Oppure si potrebbero servire le persone in modo casuale, ad esempio estraendo numeri della tombola
4. Oppure in base a gusti, preferenze, priorità. Ad esempio prima le bionde, poi gli uomini alti e così via. Per ultime le persone sudate …
5. Oppure ancora …. (riuscite a inventarvi altri algoritmi più o meno sensati?)

Questo esempio non è un gioco. Spesso non definiamo quale compito evadere prima. Soprattutto non abbiamo un metodo. Molto usano l’algoritmo #3 (secondo cosa vedo sulla scrivania o cosa ricordo o cosa mi dicono). Altri il #4 (faccio prima le cose che mi pesano di meno o che ho voglia di fare o che reputo più importanti o fattibili). Altri il naturale LIFO. Io vado controcorrente perché uso nel 90% dei casi il metodo #2 (LIFO). Può sembrare una scelta controintuitiva ma ci sono varie ragioni che vi invito a considerare:

• Innanzitutto per un effetto “wow” sul cliente. Se un cliente, che era rassegnato a stare in coda, viene servito dopo 1 minuto, ha un piacevole effetto sorpresa. E per chi è invece in coda da un’ora, essere servito dopo 60 o 65 minuti, non cambia niente
• Perché così facendo il tempo tipico di risposta per la maggioranza dei clienti è molto basso, moltiplicando l’effetto wow. E questo, come ho riscontrato, porta a un benefico effetto passaparola: vai là che spesso ti servono alla svelta!
• Perché, così facendo, ci si libera velocemente di parecchie incombenze. Come diceva Jack Dorsey, il fondatore di Twitter: più cose perfezioni, meno cose ti restano da perfezionare. Senza scomodare Dorsey, come diceva mia nonna: cosa fatta, capo ha!
• Perché meno cose rimangono da fare, meno cose ci si deve ricordare di fare. La mente è libera verso le attività più rilevanti, rendendo chiare le priorità
• Perché affrontate le cose man mano che si presentano evita di doverne ricordare e rivalutare i dettagli. Questo è un punto davvero dirimente. Perdiamo troppo tempo cercando di riannodare i fili della memoria, di rammentare cosa si era detto e, soprattutto, di reperire e rivedere messaggi e documenti

Io applico il metodo LIFO ovviamente non in modo non assoluto e, da manager, potete definire eccezioni. La cosa importante è avere un metodo. Testatene diversi e sceglietene uno che funziona per voi

11. Tracciare il tempo per migliorare la precisione

Tracciare il tempo è essenziale per capire come lo si sta effettivamente impiegando. Strumenti come RescueTime o DeskTime possono aiutarvi a identificare la destinazione del vostro sforzo, consentendovi di fare stime e ridurre gli sprechi. Progressivamente, sarete in grado di mettere a punto una vostra programmazione e di dedicare il tempo a ciò che conta veramente.

In conclusione

La gestione del tempo è un processo continuo, ma con alcune tattiche potete riprendere il controllo dei vostri impegni e sfruttare al meglio la vostra giornata. Vi invito quindi a concentrarvi sull’implementazione e miglioria di queste o altre tecniche per aumentare la produttività e mantenere il miglior equilibrio tra lavoro e vita privata.

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