Vi sarà capitato, guidando, di dover girare a sinistra in una strada. Se non c’è traffico, è facile. Vi fermate allo stop, guardate con attenzione e andate. Se c’è forte traffico, la decisione è altrettanto semplice: attendete che il flusso si fermi. Il problema è quando il traffico è intermittente. Un’auto ogni qualche secondo. Le macchine sono troppo vicine l’una all’altra, si potrebbe provare a passare ma sarebbe imprudente. È normale attendere. D’altra parte, cosa conta arrivare un minuto prima rispetto al rischio di un incidente? Ma… se il traffico intermittente continua, cinque macchine, dieci macchine, cento macchine … tutte alla stessa distanza … a ogni istante che passa diventiamo sempre più irritati e propensi a provarci. E questa è davvero una strategia poco intelligente. Non dovremmo permettere che gli eventi esterni (il flusso delle vetture) ci spingano a prendere una decisione. O attraversare è (ed era) ragionevolmente sicuro o non lo è (e non lo era).
Provate ora a pensare a qualcuno sul bordo della piscina che sta lì per un minuto o due o cinque, in punta di piedi vicino all’acqua, provando la temperatura con l’alluce, a pensare, ad aspettare, a farsi lusingare e poi, infine, a tuffarsi. Anche questa non è una grande strategia. O è una buona idea entrare o non lo è. O è troppo fredda o non lo è. Saltando subito avreste semplicemente risparmiato cinque minuti.
E gli investimenti finanziari? La Borsa sale. Dovrei vendere per acquisire il guadagno? O magari comprare perché siamo in un trend rialzista? E se la Borsa scende? Siamo presi dalle emozioni e dalla pressione degli eventi. Ecco perché così tanti investitori sprovveduti (i cosiddetti parco buoi) finiscono per comprare quando la borsa è al massimo e vendere ai minimi, perdendo soldi.
Il vero problema è che non siamo padroni del nostro tempo (e, di fatto, della nostra vita, visto che il tempo è la risorsa più preziosa). Ci facciamo prendere dagli eventi e dalle scadenze. L’approccio migliore consiste nel saltare in acqua, se non è troppo fredda, non appena se ne ha l’intenzione. Oppure attraversare la strada quando è sicuro. La regola aurea è mai aspettare una scadenza. Ogni volta che lavorate sotto scadenza ne pagate un prezzo. Dovete consegnare quella presentazione PowerPoint tra una settimana. C’è tempo, ma alla fine la farete in modo raffazzonato la sera prima e senza avere tempo di rifinirla. E il giorno della presentazione sarete poco professionali e parecchio stressati.
Diffidate dalle persone troppo impegnate o da quelle sempre in balia degli eventi. Gestire il ritmo è parte essenziale dell’avere successo. Dobbiamo guidare le nostre azioni e decisioni, non essere guidati dalle scadenze. Dentro o fuori. Andare o non andare. Mai affidare la decisione al mercato, ai colleghi o a forze esterne. I professionisti sanno quando saltare, quando attraversare la strada, quando comperare o vendere in Borsa.
Mi scusi. In questo periodo sono molto impegnato
Quante volte volevate presentare un nuovo progetto a un cliente e questa persona vi ha detto che non era il momento perché in quel periodo era molto impegnata, che vi sareste potuti risentire tra 3 settimane, o tra 3 mesi, o col prossimo budget oppure dopo le ferie estive (e siamo a febbraio …). Oppure ancora: Non si preoccupi. Mi farò sentire io. E poi tutto tace.
E quante volte la stessa cosa è capitata a voi. Eravate voi che avete rimbalzato il vostro interlocutore. La verità è che siamo incoerenti. Diciamo una cosa e ne facciamo un’altra. Diciamo di voler fare le cose per bene e di realizzare qualcosa di importante. Ma ciò che vogliamo è anzitutto che la nostra azienda, il nostro business, la nostra giornata (oggi, non domani!) funzioni bene. Vogliamo che quella quotazione parta oggi, che quella mail sia spedita ora, che quell’intervento presso il cliente venga pianificato oggi. Diciamo di voler assumere e formare ottimi dipendenti, ma nel frattempo dobbiamo accontentarci di ciò che abbiamo o che possiamo permetterci a buon mercato. Sosteniamo di essere disposti a dare, ma pretendiamo prima di tutto di ricevere… È la strategia della continua provvisorietà secondo cui le cose ideali verranno poi, perché ora siamo molto impegnati e tutta la nostra attenzione e risorse servono a raggiungere alcuni (apparentemente imprescindibili) obiettivi di brevissimo termine.
Vi do una notizia: questa strategia non funziona. Non funziona perché la vita è sempre temporanea, perché il momento giusto per smettere di correre dietro alle emergenze e a cominciare a fare ciò che è importante poi, non giunge mai. Le prime cinque assunzioni di una start-up sono più importanti delle successive cinquanta. La prima decisione impegnativa è più importante di quelle future. La conversazione che sosterremo oggi è più importante di quella che forse dovremo sostenere tra un anno.
Quanto deve essere grande il nostro successo per smettere di scegliere scorciatoie e di inseguire obiettivi a breve termine? Tutte le grandi organizzazioni hanno cominciato comportandosi immediatamente come grandi. Un tempo erano piccole aziende ma avevano grandi prospettive. Se siete sempre molto impegnati, se vivete nella provvisorietà, questa poi dura per sempre, per cui nel frattempo ha senso agire nel breve termine proprio come prevediamo di voler agire nel lungo.
Facciamo un esempio concreto. È noto che la formazione dei dipendenti si ripaga ampiamente, ciononostante spesso se ne sottovaluta l’importanza. Consideriamo un collaboratore che lavora 2000 ore all’anno. Una tipica organizzazione dedicherà da zero a 20 ore annue alla sua formazione, vale a dire al massimo l’1% del tempo. Quante ore di formazione occorrerebbero per incrementare del 10% il rendimento del dipendente? Se si investissero 100 ore, forse l’investimento si ripagherebbe in 6 mesi. E non sono molti gli investimenti che raddoppiano di valore in un anno!
Ma andiamo oltre. Consideriamo il team di assistenza clienti. Supponiamo che il costo di una persona che serve telefonicamente i clienti sia pari a €5 per chiamata. Se la persona non è addestrata o non conosce bene il prodotto o non sa interagire correttamente o non sa essere rapida ed efficace, il valore generato con la chiamata sarà pari a zero, o forse negativo perché il cliente rimarrà insoddisfatto e non tornerà. Una persona ben addestrata, invece, può magari produrre un profitto di €20, sempre al costo di €5. Senza contare che la persona non addestrata cade in questa trappola continuamente, più volte al giorno.
Non c’è più tempo da perdere. Le aziende e i manager di successo hanno già cominciato a cambiare. Non sono sempre molto impegnati. Sanno quando saltare nell’acqua, quando attraversare la strada, quando comperare o vendere in Borsa, quando formare i dipendenti, quando iniziare a preparare quella presentazione. Non sono in emergenza. Guidano gli eventi, non ne vengono guidati.
Siamo pronti a smettere di essere sempre in emergenza? Siamo pronti a smettere di procrastinare a tempi migliori che poi non verranno mai? Ne vogliamo parlare?
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