Tempo di smart working: 12 regole per sopravvivere all’eccesso di riunioni

La pandemia ha amplificato il numero di meeting, costringendo a un eccesso di impegni che, a volte, va in direzione opposta alla produttività. Alcuni suggerimenti per sfruttare al meglio le riunioni ed evitare quelle inutili.

È un trend sempre più diffuso. Siete a casa in smart working e potreste lavorare a quel progetto a cui tenete tanto. Con calma, con qualità e senza interruzioni e invece non va così.

Sempre più dipendenti, manager e imprenditori trascorrono le loro giornate in continue riunioni (in presenza o, sempre più spesso, in video), una dopo l’altra e gli studi di settore confermano che tutto ciò sta rallentando lavoro e produttività.

Secondo molti, le riunioni stanno diventando una specie di “male assoluto”. Quindi cosa facciamo? Le aboliamo? Le limitiamo? E come? Magari potremmo implementare dei singoli giorni “senza riunioni”?

Sì, l’idea di un giorno alla settimana in cui siano banditi i meeting appare attraente, ma un tale divieto farebbe solo spostare le riunioni in giorni differenti se prima non si affronta alla radice il problema sottostante: le aziende dovrebbero concentrarsi sulla riduzione delle dimensioni (quantità di argomenti e persone coinvolte) e durata delle riunioni, eliminando o contenendo quelle inutili e incrementando e rendendo più efficaci le rimanenti.

Quando la riunione è un killer

Come la maggioranza degli imprenditori e manager, probabilmente iniziate la giornata guardando l’agenda e controllando quali e quante riunioni avete. Spesso noterete che ce ne sono parecchie ogni giorno, molte delle quali urgenti, importanti o impegnative.

Se così è per voi, questo risulta spesso essere un killer per la vostra produttività. E soprattutto un killer del vostro umore.
In effetti, le riunioni sono una delle prime cose che analizzo quando inizio a lavorare con un cliente per attività di coaching, proprio perché occupano una parte così grande della loro giornata.

Quando trovo un manager che sta lottando con una raffica costante di interruzioni, gli faccio alcune domande in relazione proprio a queste riunioni.

Domande come:

• Quante riunioni hai in media al giorno?
•  Devi essere proprio presente in tutte o qualcuna può essere delegata?
• Quali e quante persone sono presenti in ogni meeting? Perché proprio queste persone?
• Tutti gli incontri aggiungono valore reale? Oppure sono solo diventati routine?
• Quali incontri potrebbero essere cancellati o resi meno frequenti o più brevi?
• Quali incontri potrebbero essere sostituiti da informative scritte o da un messaggio audio o video?
• Quali riunioni devono, invece, essere aggiunte o estese o migliorate?

Una prima risposta: concentrarsi sugli obiettivi

Il problema è chiaro. Meno chiara è la soluzione.

Diamo però una prima risposta: piuttosto che concentrarsi sulle riunioni come attività da fissare, concentriamoci sugli obiettivi di business e su come utilizzare efficacemente le nostre ore lavorative e quelle del nostro team.

Le riunioni sono uno degli strumenti della nostra cassetta degli attrezzi.

Se ben utilizzate, possono essere efficaci. Se, però, ci accorgiamo che stiamo sprecando troppo tempo in troppi meeting e ci prende un senso di fastidio, è un chiaro sintomo di qualcosa che non va, che ci deve spingere a rivedere le attività correnti e a studiare metodi per ottimizzare il tempo speso da noi e dal nostro team e il valore che otteniamo da questi meeting.

5 semplici avvertenze

Certamente è bene affrontare il tema alla radice però, molto spesso, quando ci si accorge del problema, si inizia con alcune modifiche di piccolo impatto. Vi sembreranno questi che seguono dei palliativi ma portano spesso a migliorie sia per quanto riguarda la gestione del tempo sia per i risultati.

Ecco un primo set di cinque idee:

1. Evitate l’agenda “spezzatino”. In pratica, allocate diverse riunioni una dopo l’altra in modo da averne alcune di fila seguite da un intervallo di tempo più ampio per concentrarsi e lavorare. Ma anche per avere del tempo libero o per visitare clienti oppure per riflettere. Questo è qualcosa che, personalmente, faccio spesso: quando devo organizzare una riunione cerco, per quanto possibile, di allocarla a mezz’ora di distanza (o, al massimo, un’ora) da un meeting già fissato, riducendo la frammentazione dell’agenda. Mi trovo quindi intere mezze giornate senza riunioni prefissate.
2. Rivedete periodicamente l’agenda e bloccate del tempo subito dopo le riunioni chiave per affrontare il lavoro che ne deriva. Supponiamo che siate in smart working e in video meeting e, quindi, terminata la riunione, siete già alla scrivania. Quando incontrate un cliente, probabilmente da quella riunione saranno uscite idee e proposte di azione. Allora è bene avere subito 30 minuti liberi per lavorarci a mente calda. Magari non gli manderete subito la quotazione e il piano di lavoro, ma, immediatamente, quando avete tutto ancora in testa, potrete stenderne una prima bozza. Questo non solo vi farà utilizzare meglio il vostro tempo, ma, soprattutto, ridurrà i tempi di futura consultazione di appunti e rifocalizzazione sull’argomento, portando quindi a una maggiore produttività in generale.
3. Liberate un giorno della settimana (o due mezze giornate) dalle riunioni. Ciò vi consentirà, almeno in quel giorno, un lavoro più approfondito. Ci sono manager che hanno bloccato in agenda un giorno fisso alla settimana (oppure non è fisso e lo allocano di volta in volta) e quindi nessuno, salvo eccezioni fortemente motivate, può inserire appuntamenti in agenda quel giorno.
4. Prima della riunione, fate circolare sempre un’agenda precisa. Sembra una banalità, ma aiuta davvero. Spesso le agende o non ci sono oppure sono approssimative e imprecise.
5. Al termine della settimana calcolate quante ore avete dedicato alle riunioni rispetto al resto del lavoro. E poi fate la media mensile. Ancora una volta, sembra una banalità ma vi aiuta a capire l’entità del fenomeno e quanto e come usate il vostro tempo e quello dei vostri collaboratori.

7 ulteriori suggerimenti

Le precedenti idee sono semplici suggerimenti di ottimizzazione, da applicare al volo e senza pensarci nemmeno troppo.

Proviamo invece a dare 7 ulteriori suggerimenti di maggiore portata su come rendere più efficaci le riunioni:

1. Pianificate sempre le riunioni in anticipo. Se non è stato emesso per tempo un vero ordine del giorno (forte, stringente, focalizzato) allora non tenete la riunione. Le possibilità che si vada fuori dai binari e che si perda tempo in attività che non creano valore sono alte. Rimandate l’incontro fino a quando non potrete dedicare del tempo a focalizzare un preciso ordine del giorno
2. Evitate le riunioni ricorrenti. Anche se è un’opinione controcorrente, evitate gli “staff meeting del lunedì” in cui ci si incontra per “fare il punto”. Fare il punto di cosa? E perché proprio il lunedì? E perché non un lunedì sì e l’altro no? Insomma, diventa più un’abitudine come il tè delle 5, che una vera opportunità di far crescere il business.
3. Iniziate puntuali, iniziate forte. Se qualcuno arriva con 10 minuti di ritardo e tutti lo attendono, tutti perdono 10 minuti. Evitate i ritardi, entrate direttamente nell’agenda del meeting, arrivate al punto. Niente convenevoli. Non dovete per forza fare i simpatici. Il tempo di tutti è prezioso e, se spendete alcuni minuti per riscaldarvi, al termine della giornata, avrete sprecato un’ora o più
4. Rimanete concentrati. È facile essere sviati ed è più difficile rimanere sul pezzo. Ma, se ci riuscite, ne vale davvero la pena. Seguite strettamente l’agenda e, se vi trovate a divagare (può capitare che dalla riunione escano riflessioni sensate e utili ma non attinenti al tema del giorno), annotatelo come possibile iniziativa futura e affrontatelo in altro momento.
5. Date a tutti la possibilità di contribuire. Fate attenzione a evitare che una o due personalità forti dirottino la riunione. Soprattutto se siete voi una di quelle persone!
6. Chiarite le azioni mentre procedete. Avete davanti una lunga riunione e non volete perdervi nulla? Allora annotate tutti gli elementi importanti mentre procedete. Chi fa cosa? Entro quando? Con quali risultati attesi? Con quali momenti di verifica?
7. Riepilogate. Al termine della riunione inviate un’e-mail riassuntiva che delinei i punti trattati e le azioni previste. Successivamente qualcuno verrà incaricato di verificare che si sia dato seguito a quanto pianificato.

Soprattutto, siate produttivi. Un calendario pieno di incontri inutili non è nulla di cui essere fieri. Un calendario che contenga alcune riunioni a valore aggiunto, ben pianificate e che vi aiutino nel far progredire la vostra attività, invece sì.

Potete contattare Primo Bonacina a questo indirizzo